Datenschutzerklärung

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für mindloop, im Chat auf WhatsApp und auf mindloop.at, ist Gökhan Sagir, Einzelunternehmen, Erdbergstraße 121/9, 1030 Wien, Österreich, E-Mail: support@mindloop.at. mindloop ist eine seiner Marken; wo hier „wir“ steht, ist er gemeint. Diese Erklärung folgt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mehr steht im Impressum und in den AGB.

2. So arbeitet mindloop

WhatsApp verschlüsselt deine Nachricht bis zu den Servern von Meta. Dort wird sie für uns entschlüsselt und an unseren Server weitergegeben. Für jede Antwort bekommt die KI von OpenAI, was dein Assistent dafür braucht: deine Nachricht, den bisherigen Verlauf, sein Gedächtnis über dich, deine Termine und Erinnerungen.

Wir verkaufen deine Daten nicht und geben sie niemandem für Werbung. Bei uns greift nur Gökhan Sagir darauf zu, etwa um Fehler zu beheben. Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für dich (Art. 22 DSGVO) trifft mindloop nicht.

3. Was mindloop speichert und wozu

Rechtsgrundlage ist, wo nichts anderes steht, unser Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ohne deine Nummer und deine Nachrichten kann dir mindloop nicht antworten. Was du darüber hinaus erzählst, entscheidest du selbst.

• Nummer und Gespräche: deine WhatsApp-Nummer, dein WhatsApp-Name und deine Sprache, dazu jede Nachricht zwischen dir und deinem Assistenten, mit Uhrzeit, Zustellung und Reaktionen, auch geteilte Standorte und Kontaktkarten. Deinen WhatsApp-Namen sieht auch die KI, solange du keinen anderen nennst.
• Gedächtnis: Nach einer Gesprächspause liest die KI euer Gespräch und merkt sich, was neu ist. Sagst du „Merk dir …“, merkt sie es sich sofort. Dazu kommen kurze Zusammenfassungen. So steht im Gedächtnis, was du über dich und dein Leben erzählst oder schickst, etwa Wohnort, Beruf und Vorlieben, was dich bewegt, die Menschen um dich, Rechnungen, Behördenwege und Nummern wie deine IBAN. Deine Gesundheit merkt sie sich nur, wenn du willst (Abschnitt 4).
• Einrichten: Über dich fragt der Concierge beim ersten Hallo nur, wie dein Assistent dich nennen soll, wo du zu Hause bist, wer zu deinem Alltag gehört und wobei er helfen soll. Deine Sprache erkennt die KI an deiner ersten Nachricht oder an der Vorwahl deiner Nummer.
• Fotos, Videos, Dokumente und Sprachnachrichten speichern wir im Original. Die KI liest Fotos und Dokumente und schreibt Sprachnachrichten und den Ton von Videos in Text um; wer spricht, erkennt mindloop nicht. Die Sprachnachrichten deines Assistenten erzeugt OpenAI aus seinem Text, mit einer künstlichen Stimme; bei uns bleibt nur der Text.
• Erinnerungen und Termine: Text, Zeit und Ort, so wie du sie sagst.
• Websuche: Für aktuelles Wissen sucht dein Assistent über die Websuche von OpenAI, mit Suchbegriffen aus deiner Frage. Gibt OpenAI sie an andere Suchdienste weiter, gelten deren Aufbewahrungsregeln.
• Kostenbuch: Für dein Wochenkontingent (siehe AGB, Abschnitt 6) halten wir zu jedem bezahlten Schritt fest, wofür er war, für welche Nummer und was er kostete, nicht aber seinen Inhalt. Ebenso halten wir fest, was mindloop selbst zahlt, etwa die Tipps, damit wir unsere Kosten kennen und begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Deine Gesundheit

Gesundheitsangaben, etwa Erkrankungen, Medikamente, Allergien oder Befunde, schützt die DSGVO besonders (Art. 9).

• Dein Assistent hilft dir: Erzählst du davon, fragst du dazu oder schickst du einen Befund, nutzt er das für seine Antwort. Eure Nachrichten bleiben gespeichert wie alle anderen.
• Er merkt es sich nur, wenn du willst: wenn du ihn darum bittest, etwa „Merk dir, dass ich kein Penicillin vertrage“ oder „Erinnere mich an meine Tabletten“. Oder wenn du Ja sagst, als er dich fragt. Von selbst merkt er sich so etwas nicht.
• Keine Tipps dazu: Gesundheit ist kein Thema für Tipps.

Andere besonders geschützte Angaben, etwa zu Herkunft, Glauben oder politischer Meinung, nutzt dein Assistent wie alles andere, wenn du selbst davon erzählst. Nennst du deine Herkunft oder deinen Glauben als Interesse, etwa die Feste deiner Gemeinschaft, können auch Tipps dazu kommen.

Rechtsgrundlage: deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du gibst sie im Chat, mit deiner Nachricht, deiner Bitte oder deinem Ja. Sie umfasst, dass die Angaben dafür an OpenAI gehen und die Fehlerprüfung nachsieht, ob dein Assistent dir richtig hilft (Abschnitt 8). Widerrufen kannst du jederzeit, ohne Begründung und mit Wirkung ab dann (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Schreib einfach „Merk dir nichts mehr über meine Gesundheit“. Dann vergisst dein Assistent alles, was er sich dazu gemerkt hat, wie bei „Vergiss …“ (Abschnitt 12).

5. Menschen in deinem Leben

Erzählst du von anderen, schickst du Dokumente über sie oder teilst du eine Kontaktkarte, verarbeiten wir auch deren Daten, etwa Name oder Rolle („meine Mutter“), Geburtstag, Telefonnummer und wie ihr zueinander steht. Dein Assistent nutzt sie, um dir im Alltag zu helfen, und die Fehlerprüfung liest sie mit (Abschnitt 8). Hast du Kinder, können auch Tipps für Familien kommen. mindloop schreibt niemandem außer dir und ruft niemanden an.

Die Gesundheit anderer merkt sich dein Assistent nur, wenn du ihn ausdrücklich darum bittest, etwa „Erinnere mich, dass Mama ihre Tabletten nimmt“. Er ist dabei dein Werkzeug für den Alltag mit deiner Familie. Tipps gibt es dazu nie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, im Interesse von dir und uns, dass dein Assistent dir im Alltag hilft und dabei richtig arbeitet. Diese Menschen kennen wir nur aus deinen Angaben und können sie nicht einzeln informieren (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO). Sie können sich an uns wenden und widersprechen (Abschnitt 13).

6. Kalender: Knopf, Abo und Google

Auch hier gilt unser Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Abo und Google nutzt du nur, wenn du willst.

• Knopf „In Kalender“: Er öffnet eine Seite unter mindloop.at/k/ mit einem zufälligen Code, der wie ein Passwort wirkt und bis einen Tag nach dem Termin gilt. Wir speichern davon nur einen Hashwert und wann die Seite zuerst geöffnet wurde. Aufrufe dieser Seite protokollieren wir nicht.
• Abo, etwa für das iPhone: Dein Kalenderdienst, etwa iCloud von Apple, holt sich über einen eigenen Link regelmäßig deine Termine. Wir speichern davon nur einen Hashwert und wann dein Kalender zuletzt abgerufen hat. Der Link gilt, bis du das Abo trennst, längstens rund zehn Jahre.
• Google Kalender: Du erlaubst mindloop bei Google nur, eigene Kalender anzulegen und darin Termine zu verwalten. mindloop legt den Kalender „mindloop“ an und trägt nur dort deine Termine ein, mit Titel, Ort, Zeit, Zeitzone, Erinnerung und einer internen Nummer. An deine anderen Kalender kommt mindloop nicht heran. Es liest nur, ob dieser Kalender noch da ist, und speichert den Zugang verschlüsselt. Trennen kannst du bei deinem Assistenten oder in deinem Google-Konto.

Was mindloop über Google-APIs erhält, nutzen wir nur dafür, nie für Werbung oder zum Trainieren von KI, und wir geben es nicht weiter. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die mindloop über Google-APIs erhält, an andere Apps hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use).

7. Tipps zu deinen Interessen

Dein Assistent meldet sich ab und zu von selbst, wenn es zu deinen Interessen etwas Neues gibt, etwa eine Vorstellung oder ein Fest. Tipps sind unabhängig: Niemand bezahlt uns dafür, und mindloop empfiehlt darin keine eigenen Angebote.

• Deine Themen: Die KI wählt aus deinem Gedächtnis Themen, die du erkennbar magst oder dir gewünscht hast, etwa Musik oder Sport. Aus Beruf, Herkunft, Sprache oder Wohnort allein entsteht keines. Gesundheit, Geld, Politik und Partnersuche sind dafür nicht vorgesehen.
• Suche ohne dich: Gesucht wird nur nach Thema und Gegend, für alle mit demselben Interesse gemeinsam, mit der Websuche von OpenAI und in öffentlichen Quellen.
• Passt es? Die KI prüft mit deinem Gedächtnis, deinen Terminen, euren letzten Nachrichten und deinen Reaktionen auf frühere Tipps, ob etwas zu dir passt, und schreibt den Tipp.
• Wie oft: höchstens fünf im Monat und nie nachts; was du dir selbst wünschst, zählt nicht dazu. Hast du länger als 24 Stunden nicht geschrieben, kommt zuerst eine kurze Vorlage, oder der Tipp wartet, bis du schreibst.

Abstellen: Schreib deinem Assistenten einfach „Keine Tipps“. Dann kommt nur noch, was du dir ausdrücklich gewünscht hast. „Weniger davon“ stoppt nur die Themen eines Tipps.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse: dir als dein Assistent rechtzeitig Bescheid zu geben, wenn es zu deinen Interessen etwas Neues gibt, das du sonst verpassen könntest. Das Ableiten deiner Themen ist Profiling (Art. 4 Nr. 4 DSGVO), ohne rechtliche Wirkung für dich. Widersprechen kannst du jederzeit ohne Begründung (Abschnitt 13).

8. Wie mindloop besser wird

mindloop lernt dazu, ohne ein KI-Modell zu trainieren:

• Fehlerprüfung: Die KI liest regelmäßig die neuen Gespräche samt Gedächtnis, Abschriften und deinem WhatsApp-Vornamen und sucht Fehler deines Assistenten. Jeden Fehler speichern wir mit deiner Nummer und einem Verweis auf die betroffenen Nachrichten, beschrieben möglichst ohne echte Namen, Nummern, Adressen und Gesundheitsangaben.
• Fälle, Regeln und Verbesserer: Gleiche Fehler fasst die KI zu Fällen ohne Nummern zusammen und stellt sie nach. Wünsche wie „Schreib kürzer“ sammelt sie in einem Katalog ohne Nummern. Aus einem Fall wird eine Regel für alle oder ein Auftrag an den Verbesserer: Claude Code von Anthropic schlägt auf unserem Server eine Änderung am Programmcode vor. Anthropic bekommt dafür nur den Fall mit einzelnen Fehlerfunden und Testergebnissen, nie unsere Datenbank oder ganze Gespräche. Der Vorschlag liegt ohne Angaben über dich in unserem nicht öffentlichen Code-Verzeichnis bei GitHub. Neues geht erst in Betrieb, wenn wir es freigeben.
• Wissen für alle: Sagst du etwas Allgemeines über Ämter, etwa „Beim Meldeamt geht es jetzt nur mit Termin“, prüft die KI das ohne Bezug zu dir an amtlichen Seiten. Dass es von dir kam, halten wir getrennt fest, bis es geprüft ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse: Fehler finden und beheben, damit mindloop für alle richtig und verlässlich arbeitet, und allen richtige Auskünfte über Ämter geben. Für Gesundheitsangaben gilt Abschnitt 4. Du kannst widersprechen (Abschnitt 13).

9. Die Webseite mindloop.at

mindloop.at setzt keine Cookies, nutzt keine Statistik-, Analyse- oder Werbedienste und lädt nichts von fremden Servern. Was du auf der Seite ausprobierst, bleibt in deinem Browser.

Bei jedem Aufruf verarbeitet unser Webserver deine IP-Adresse, die Zeit, die aufgerufene und die vorherige Seite und die Kennung deines Browsers. So betreiben wir die Seite sicher und erkennen Fehler und Angriffe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Seine Protokolle bewahren wir nur so lange auf, wie wir sie dafür brauchen.

Schickst du uns über die Seite „Vertrag widerrufen“ deinen Rücktritt, nutzen wir deine Angaben nur dafür (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

10. Wer deine Daten bekommt

Diese Dienstleister verarbeiten deine Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (Art. 28 DSGVO):

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland: Server, Datenbank, Webseite, Sicherungen und unser E-Mail-Postfach, alles in Deutschland.
• OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland: die KI deines Assistenten. OpenAI nutzt unsere Anfragen nicht zum Training und bewahrt sie höchstens 30 Tage auf, etwa zur Missbrauchskontrolle, länger nur, wo das Gesetz es verlangt. Verarbeitet wird auch in den USA, mit Standardvertragsklauseln oder auf Grund eines Angemessenheitsbeschlusses.
• Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland: stellt alle Nachrichten über die WhatsApp Business Cloud API zu, entschlüsselt sie dafür und speichert sie höchstens 30 Tage. Für die Sicherheit seiner Plattform darf Meta sie auch selbst nutzen. Verarbeitet wird auch in den USA, nach dem EU-US Data Privacy Framework oder mit Standardvertragsklauseln.

Für den Verbesserer (Abschnitt 8) nutzen wir Claude von Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland; verarbeitet wird auch in den USA). Anthropic bekommt dafür nur einzelne Fälle, nie unsere Datenbank oder ganze Gespräche.

Selbst verantwortlich sind WhatsApp für deine Nutzung der App (Datenschutzrichtlinie von WhatsApp) und, nur wenn du sie mit mindloop nutzt, die Kalenderdienste von Google, Microsoft und Apple. Google LLC verarbeitet dabei auch in den USA und ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert.

Für das Data Privacy Framework gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795). Die Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) schicken wir dir auf Anfrage.

11. Wie lange wir Daten speichern

Eine feste Frist für eure Gespräche gibt es nicht, denn dein Assistent soll dich auch nach Jahren noch kennen. Was du ihm erzählst und schickst, samt Gedächtnis, Erinnerungen, Terminen, Themen und Tipps, bleibt, bis du es löschst oder dein Vertrag endet. Eine Pause beendet ihn nicht. Daneben gilt:

• Fehlerfunde: bis du alles löschst oder dein Vertrag endet.
• Kostenbuch: mit deiner Nummer, bis du alles löschst oder dein Vertrag endet, danach ohne sie.
• Ohne Frist und ohne deine Nummer: Fälle, Regeln, der Katalog der Wünsche, Wissen für alle, die Suchthemen der Tipps sowie unsere Tagesberichte und Meldungen, die von Nummern höchstens die letzten vier Ziffern nennen.
• Kalender-Links: bis sie ablaufen (Abschnitt 6).
• Protokolle: Die deines Assistenten, für Betrieb und Fehlersuche, werden überschrieben, sobald 30 MB voll sind, die des Webservers, solange wir sie für Betrieb und Sicherheit brauchen.
• E-Mails und Rücktritte: solange wir sie für dein Anliegen und als Nachweis brauchen.
• Sicherungen: Jede Nacht sichern wir die Datenbank auf unserem Server und im Speicher von Hetzner in Nürnberg, damit wir sie nach einem Fehler wiederherstellen können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Was du löschst, verschwindet mit den nächsten sieben nächtlichen Sicherungen.

12. Vergessen und Löschen

• „Vergiss …“, etwa „Vergiss, wo ich wohne“, löscht den Eintrag samt deinen Worten und früheren Ständen, dazu Zusammenfassungen und Tipp-Themen, die darauf beruhen. In Nachrichten, Abschriften, Terminen, Erinnerungen, Tipps und Fehlerfunden wird es geschwärzt. Fotos, Videos, Dokumente und Sprachnachrichten, in denen es vorkommt, löscht mindloop im Original.
• „Lösch alles“ löscht nach einer Sicherheitsfrage alles, was wir über dich gespeichert haben, auch den Kalender „mindloop“ in deinem Google-Konto samt Zugang.

Was bleibt: deine Nummer und deine Sprache, damit du jederzeit neu anfangen kannst, und was die Abschnitte 10 und 11 nennen.

Grenzen: Nach „Vergiss …“ bleibt die Bezeichnung des Eintrags stehen, etwa „Wohnort“, bei einem Menschen sein Name. Was du anders oder in einer anderen Sprache gesagt hast, findet das Schwärzen nicht. Termine, die schon in deinem Kalender stehen, löschst du dort selbst.

Endet dein Vertrag, etwa weil du kündigst oder zurücktrittst, löschen wir wie bei „Lösch alles“, außer wir brauchen Einzelnes für Rechtsansprüche (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

In der Pause bis Montag, wenn dein Wochenkontingent aufgebraucht ist, speichern wir deine Nachrichten, aber dein Assistent antwortet nicht, auch nicht auf „Vergiss …“, „Lösch alles“, „Keine Tipps“ oder „Merk dir nichts mehr über meine Gesundheit“. Schreib uns dann an support@mindloop.at, und wir erledigen es.

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft und eine Kopie deiner Daten, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 18 und 20 DSGVO). Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Vieles geht direkt im Chat, etwa mit „Was weißt du über mich?“ oder „Woher weißt du das?“. Eine vollständige Kopie, auch deiner Nachrichten und Dateien, schicken wir dir auf Anfrage in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.

Dein Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Daten auf Grund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du jederzeit aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Das betrifft die Fehlerprüfung mit dem Verbesserer, Wissen für alle, die Tipps, das Kostenbuch, die Sicherungen, die Server-Protokolle und Angaben über andere Menschen; auch diese Menschen können widersprechen. Dann hören wir damit auf, außer zwingende schutzwürdige Gründe überwiegen oder wir brauchen die Daten für Rechtsansprüche.

Den Tipps kannst du jederzeit ohne Begründung widersprechen: mit einer Nachricht an deinen Assistenten, etwa „Keine Tipps“, oder per E-Mail.

So erreichst du uns

Für alle Rechte genügt eine E-Mail an support@mindloop.at. Wir antworten binnen eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) und fragen nach, wenn wir zweifeln, ob eine Anfrage von dir kommt. Deine Anfrage nutzen wir nur dafür (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, sonst lit. f).

14. Beschwerde bei der Datenschutzbehörde

Du kannst dich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), in Österreich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, E-Mail dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. Meist lässt sich aber alles schnell mit uns klären.

15. Sicherheit

Wir schützen deine Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, etwa mit verschlüsselten Verbindungen und Sicherungen, die wir jede Nacht prüfen.

16. Mindestalter

mindloop ist für Erwachsene ab 18 Jahren. Erfahren wir, dass jemand jünger ist, beenden wir die Nutzung und löschen die Daten.

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich mindloop oder die Rechtslage ändert, etwa vor neuen Funktionen wie Anrufen oder Plus. Braucht etwas Neues deine Einwilligung, fragen wir dich vorher.